MEMBERSHIP MEETING

MINUTES OF THE MEMBERSHIP MEETING OF THE TALIBON CYCLING ADVENTURERS (TALCYCAD) HELD AT POBLACION BARANGAY HALL, POBLACION, TALIBON, BOHOL ON July 3, 2010
Attendance:
1. Pete Pangandoyon
2. Corsino S. Gabutan
3. Edmund Jasmin
4. Kim Auza
5. Alwele Pojas
6. Ruel Visda
7. Gaby Lambo
8. Ebeth Man-on
9. Toyet Amores
10. Butch Botero
11. Gideon Cajes
12. Ricky Taypin
13. Bert Polestico
14. Joseph Torrifiel
15. Poblacion Barangay Captain Urcil Evangelista
Time start – 10:15 am
Agenda:
1. TALCYCAD RACE
2. Other Matters
a. Visitors from Tagbilaran

Ang meeting gideklarar nga sugdan ug si Mr. Ricky Taypin ang presiding officer. Pormal kini nga gibuksan pinaagi sa usa ka pag-ampo nga gipangunahan ni Pete Pangandoyon.

Ang Presiding Officer mipasabot nga tungod kay wala man ang Chairman, nangayo siya sa pagtugot sa tanan nga siya ang mo preside sa maong meeting ug kini giuyunan sa tanan. Siya mipahayag sa iyang kinasingkasing nga pasalamat sa pagtugot ni Poblacion Barangay Captain Urcil Evangelista nga anhi himoa sa Barangay Hall ang meeting. Iya usab nga gipasalamatan ang tanan nga mga miembro sa pagtambong ning maong meeting. Iyang gipahayag ang mga agenda ning maong meeting ug nangayo siya ug dugang pang mga sugyot kon unsa pa ang mga agenda nga angay hisgutan. Tungod kay wala na may lain pang angay hisgutan, ang mga agenda nauyunan sa tanan.

Agenda No. 1. TALCYCAD RACE
Nagpasalamat si Kapitan Urcil nga ang TALCYCAD magpasiugda ug lumba sa bike aron adunay dugang kalingawan sa pista. Misaad siya nga ang barangay maoy mogasolina sa patrol car nga gamiton. Mopasiugda usab sila ug lumba sa bike sa mga babaye ug ang barangay maoy mohatag sa premyo nga 500.00, 300.00 ug 200.00 alang sa first, second ug third prizes ug tag 50.00 nga consolilation prizes alang sa mga mosalmot. Ang rota nga ilang giplanuhan magsugod sa Cultural Center ngadto sa Crossing Getafe dritso sa ka Tening ngadto sa proposed nga bag-ong terminal ngadto sa ka Teding, ka Braulio, ka Vice Mayor Berong ug Finish sa Cultural Center. Misugyot si Edmund Jasmin nga gikan sa ka Braulio dritso lang sa Crossing dayong Finish sa Cultural kay aron dili daghan ug tabukan nga kalsada. Ang sugyot gi-uyunan.

Si Ricky Taypin mipahayag usab sa detalye sa lumba sa bike alang sa mga laki. Mao kini ang nauyunan nga detalye:
Road Race Category (Route: Start at Talibon Cultural Center to Ubay then finished at Talibon, Cultural Center)
• Open Caterory:
First Prize P 2,000.00 plus trophy
Second Prize 1,500.00 plus trophy
Third Prize 1,000.00 plus trophy
• Executive & Beginners Category:
First Prize P 1,500.00 plus trophy
Second Prize 1,000.00 plus trophy
Third Prize 500.00 plus trophy

Mountain Bike Category (Route: Off Road Circuit Route within Talibon)
• Open Caterory:
First Prize P 2,000.00 plus trophy
Second Prize 1,500.00 plus trophy
Third Prize 1,000.00 plus trophy
• Executive Category:
First Prize P 1,500..00 plus trophy
Second Prize 1,000.00 plus trophy
Third Prize 500.00 plus trophy
• Beginners (All Talibongnons)
First Prize P 1,000.00 plus trophy
Second Prize 600.00 plus trophy
Third Prize 400.00 plus trophy
Ang total nga budget para sa prizes P 17,000.00. Si Butch Botero nangutan kon aduna bay kwarta nga nabilin. Si Bert Polestico nga mao ang treasurer mipasabot nga nahurot ang kwart sa miaging lumba. Si Ricky Taypin mipasalit nga mohatag siya ug P4,500.00 alang sa premyo. Midugang usab si Pete Pangandoyon nga aduna siyay nasolicit nga P2,000.00. Mao kini ang detalye sa budgetary requirements:
Prizes P 17,000.00
Trophy 3,000.00
Certificates 500.00
Total 20,500.00
Less:
Kwarta ni Ricky Taypin 4,500.00
Solicit ni Pete 2,000.00
Pledge ni BertPols 500.00
Total 7,000.00
Kulang nga Kwarta 13,500.00

Si Joseph Torrefiel mipahinumdum nga sa miaging meeting nagkauyon ang mga miembro nga mo-solicit ug labing menos P500.00 matag usa. Kon matuman kini makatigum ug subra pa kay sa gikinahanglan. Busa nagkauyon ang mga miembro nga magtinabangay sa pagsolicit sa kantidad nga dili momenus sa P500.00 matag usa.

Gipresentar ni Pete Pangandoyon ang draft nga solicitation letter ug kini nauyunan human sa mga correction. Nagkasabot ang tanan nga:
a. Magsugod sa pagpanghatag ug solicitation letters sugod sa Lunes
b. Ang matag solicitation letter adunay control number
c. Ang mga miembro motext lang ni Pete or mopahibalo sa tindahan ni Ricky sa mga ngalan sa ilang solicitan aron maprentahan dayon ug solicitation letters. Ang mga solicitation letters nga human na maprentahi ug mapermahi adto kuhaon sa tindahan ni Ricky.
d. Ang moperman sa solicitation letter mao si Pete Pangandoyon isip TALCYCAD Secretary ug si Joseph Torrifiel isip Race Director.
e. Ang tigum sa kwarta nga masolicit unya sa July 31. Ipasabot lang sa solicitan nga kinahanglan na nga matigum ang kwarta sa July 31 aron dili maglisud sa pag budget.
f. Ibutang sa solicitation letter ang website sa TALCYCAD ug isulat usab sa solicitation letter nga ang tanang donors ug donations i-post sa website.
Si Edmund Jasmin magparinta na ug solicitation letter alang ni Kagawad Conie Evangelista.

Creation of Committees:
1. Race Executive Committee
    Chairman Joseph Torriefiel ug siya na ang motudlo sa iyang mga miembro
2. Committee on Marshals
    Chairman Dr. Frank Ngoboc, Jr.
    Members: Corsino Gabutan
    Edmund Jasmin
3. Committee on Prizes
    Chairman Pete Pangandoyon
    Members Bert Polestico
    Roel Visda
4. Committee on Foods and Drinks
    Chairman Bert Polestico
    Members Edmund Jasmin
    Junjie
    Frankie Mondaga
5. Committee on Venue, Sound System and Streamers
    Chairman Edmund Jasmin
    Members Ricky Taypin
    Gideon Cajes
6. Committee on Registration, Race Number, Waiver Docs and Secretariat
    Chairman Kim Auza
    Members Bert Polestico
    Toyet Amores
7. Committee on Solicitation and Documentation
    Chairman Alwele Pojas
    Members Toyet Amores
    Kim Auza

Uban pang gikauyunan:
 Ang awarding ceremony adto himoon sa Atubangan sa Alturas Super Market
 Mosubmit ug request for assistance ngadto sa PNP sa Talibon, Trinidad ug Ubay – c/o Committee on Marshals
 Mosubmit ug request alang sa Medical Team ug Ambulance – c/o Committee on Marshals
 Mosubmit ug request nga mogamit sa atubangan sa Alturas alang sa awarding ceremony – c/o Committee on Venue and Sounds
 Basahon ang tanang donors atul sa awarding ceremony ug tagaan sila ug Thank You Letter – c/o Committee on Solicitations and Documentations
 Ang paghikay sa paniudto adto sa balay ni Edmund Jasmin
 Race time:
Road Bikers 10:00 am (Start)
Mountain Bikers 2:00 pm (Start)
Womens’ Race Human sa lumba sa mountain bikers
 Uniform sa Marshals – T-shirt nga Neon Green ang color, Donation from Kim Auza alang sa 15 ka mga marshals. Ang bayad sa pagprinta ang nahingtungdan nga marshal na ang magbayad.
 Adunay multicab nga ipagamit ni Kim Auza
 Ang Race Number i-provide sa K&K Cellshop c/o Kim Auza
 Ang Committee on Marshals mosubmit ug mga ngalan sa mga marshals
 Ang Registration Fee P100.00 matag race participant
 Ang mga marshals magdala ug flag atul sa lumba aron magamit nila sa pag guide sa mga race participants


B. Other Matters:

1. Mga bikers gikan sa Tagbilaran mobisita karong Julyo 9-10
Si Ricky Taypin mipahibalo nga adunay mga 20 ka bikers gikan sa Tagbilaran nga mobisita dinhi sa Talibon karong July 9-10 ug mihangyo nga kon pwede ato sila nga librehon ug katulganan. Mipasabot usab si Edmund Jasmin nga angayan lang nga ato silang resibihon kay basin ra ug kita usab ang moadto sa Tagbilaran marisiber usab kita nila. Mipasabot si Ricky Taypin nga usa sa mokuyog ang dako nga opisyal sa Petron Corporation. Iya nang giingnan si Bitoy Auza ug mipasalig man hinoon apan dili siya sigurado nga ang tanan ma accommodate ni Mr. Auza. Mipasabot usab si Barangay Captain Urcil Auza nga dili usab nila mapagamit ang Barangay Hall aron higdaan kay nauyunan na sa konseho nga alang ra gyud ni sa mga kalihukan sama sa meeting.
Mga nauyunan:
 Adto lang sa Lyndsys Pension House sa dormitory type sila ibutang. Kon adunay mopili sa masmahal nga accommodation ila na kining bayad.
 Ang magasto alang sa accommodation i-charge lang una sa kwarta sa TALCYCAD ug amotan lang unya kon pila ang magamit.
 Si Mr. Edmund Jasmin mi donate ug P100.00 alang sa accommodation.

2. TALCYCAD Project alang sa barangay Poblacion
Nagkauyon nga kon adunay masubra nga kwarta nga gikan sa solicitation human sa lumba, magahin ug kantidad alang sa usa ka proyekto alang sa Poblacion. Mga sugyot nga proyekto:
a. Airconditioning Unit alang sa Birthing Center
b. Barikada sa kalsada paingon sa eskwelahan panahon sa tingklase
Nagkauyon ang tanan nga unya na lang sabuti kon unsa nga proyekto ang himoon kon adunay subra nga kwarta human sa lumba.

3. Sunod nga meeting gitakda unya sa Hulyo 17, Sabado anhi gihapon sa Barangay Hall sa alas 9:30 sa buntag human sa Regular Saturday Fun Ride. Ang mga hisgutan:

 Progress report sa matag committee
 Other matters

Mi request si Mr. Joseph Torrefiel nga si Mr. Ricky Taypin lang gihapon ang mopreside sunod meeting. Ang maong sugyot gikauyunan.

Ang meeting nahuman sa alas 12:30 sa udto.

I hereby certify that I have taken the above minutes to the best of my knowledge and ability.



PETE PANGANDOYON
TALCYCAD Secretary


ATTESTED:


RICKY TAYPIN
Presiding Officer